Поради для ФОП: Як скласти вимогу про сплату боргу, щоб справа не дійшла до суду

Що важливо знати перед тим, як укласти господарський договір?

Важливо перевірити майбутнього контрагента на те, чи бездоганна його ділова репутація. І це не формальність, а раціональний спосіб зберегти власні гроші від ризиків та власну репутацію. Це можна зробити і самостійно, без допомоги юристів.

1. Перевірка реєстрації та статусу

Перш за все, потрібно переконатися, що компанія існує юридично і має право займатися заявленою діяльністю.

Основна перевірка контрагента в Україні здійснюється через відкриті державні реєстри (ЄДР, ДПС, Судова влада) за кодом ЄДРПОУ або ІПН. Основні інструменти: Opendatabot, YouControl, Електронний кабінет ДПС та Реєстр боржників.

Усе це важливо для розуміння, чи не є підприємство у процесі ліквідації чи банкрутства, його дату реєстрації, КВЕДи (чи відповідають вони предмету договору) та розмір статутного капіталу.

Через листування чи при особистому спілкування важливо ознайомитися зі статутом підприємства, дізнатися, хто уповноважений підписувати договори та від яких сум.

Важливо звертати увагу на те, якщо компанія зареєстрована кілька тижнів тому з мінімальним капіталом, обирайте іншу, щоб запобігти ризикам, компанія повинна заявити себе на ринку.

2. Аналіз судових справ

Дозволяє зрозуміти, чи часто контрагент порушує умови договорів, які у нього є судові справи, борги і чи не є директор чи підприємство учасником кримінальних провадженнях, які на них накладено штрафи.

Можна зайти через сайт Судова влада та по назві контрагента чи ПІБ ФОП перевірити інформацію. Особливу увагу звернути на господарські спори (невиплати боргів), кримінальні справи за статтями про ухилення від податків або фіктивне підприємництво, зловживання владою або службовим становищем.

3. Виконавчі провадження

Важливо зрозуміти, чи ця компанія чи ФОП є сама стягувачем у інших боргів, чи сама є боржником. Подивившись інформацію, ви повинні для себе зробити правильні висновки: якщо компанія не виконує рішення судів або має багато виконавчих проваджень (де вона виплачує борги іншим), працювати з нею за передоплатою – величезний ризик. Таку інформацію можна подивитися через Реєстр виконавчих проваджень (АСВП): asvpweb.minjust.gov.ua

4. Податкова надійність

Податковий борг партнера може стати вашою проблемою, якщо ДПС визнає операцію ризиковою.

Тому ви маєте право запросити безпосередньо майбутнього контрагента довідку, чи має він податковий борг, який його статус як платника ПДВ.

5. Санкції

Обов’язково важливо перевірити контрагента на наявність санкцій, а також його кінцевого бенефіціарного власника.

На стадії укладання договору той, із ким ви будете співпрацювати, зобов’язаний вам надати:

1. Копію Статуту або іншого установчого документу (за наявності). У разі якщо учасник здійснює діяльність на підставі модельного статуту, необхідно надати копію рішення засновників про створення такої юридичної особи.

2. Копію свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ або копія витягу з реєстру платників ПДВ (при наявності).

3. Копію рішення органів управління, в разі якщо укладення Договору потребує їх попереднього погодження згідно статуту або іншого установчого документу юридичної особи.

4. Копії документів, що підтверджують повноваження особи укладати договір (виписка з протоколу засновників про призначення, наказ, довіреність та ін.).

5 Копії Свідоцтва / Виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.

6. Документ щодо вартості чистих активів, відповідно до останньої затвердженої фінансової звітності, та копія рішення органів управління в разі, якщо укладення договору потребує їх попереднього погодження (для товариств з обмеженою та додатковою відповідальністю).

7. Банківські реквізити, адреса юридичної особи, паспортні дані директора чи підписанта.

Це дає впевненість в тому, що ви працюєте серйозно і усі дії з майбутнім контрагентом узгоджені і вам відомо все про його діяльність, з якою ви згодні, підписуючи договори.

За приписами ст. 638 ЦК України договір є укладеним, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору. Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї зі сторін має бути досягнуто згоди.

Договірні умови: про що треба подбати заздалегідь

Щоб вимога щодо оплати або заборгованості в майбутньому мала юридичну силу, вона повинна спиратися на договір. Навіть якщо письмового договору немає, "усний договір" (підкріплений рахунком-фактурою та актом) теж працює, але складніше довести в суді наявність усіх умов.

Важливі умови для швидкого стягнення:

1. Терміни оплати: чітке формулювання ("протягом 3-х банківських днів з моменту підписання Акту").
2. Штрафні санкції: пеня за кожен день прострочення (зазвичай 0,1% від суми, але не більше подвійної ставки НБУ) та разовий штраф.
3. Порядок досудового врегулювання: пункт про те, що претензія є обов'язковим етапом.
4. Момент переходу права власності: допомагає зрозуміти, чи можна просто забрати товар назад, якщо ви постачальник.

До того, як підписати договір, важливо вивчити моменти оплати, на що звернути увагу:

1. З чого визначається ціна? Ви повинні знати, чи є вона твердою фіксованою, чи містить декілька складових, чи включено ПДВ до ціни. А також важливо знати, чи може бути змінена за взаємною згодою сторін шляхом укладення додаткової угоди, в якому випадку підлягає коригуванню.
2. Яким чином буде проводитися оплата, протягом скількох днів. Чи можливо те, що при необхідності часткової або повної попередньої оплати форма розрахунку може погоджуватися сторонами.
3. Якщо ваш договір передбачає тверду ціну щодо оплати, зазначте, що дозволяє її перерахунок через курс долара, згідно сайту http://minfin.com.ua/currency/mb.

Тож, якщо курс коливається, одразу готуйте Додаткову угоду. Не чекайте закінчення робіт, замовник може спробувати "забути" про перерахунок пізніше або не захотіти перерахувати.

Можете спірні питання врегулювати протоколом розбіжностей.

Згідно з частинами 1-3 статті 180 ГК України зміст господарського договору становлять умови договору, визначені угодою його сторін, спрямованою на встановлення, зміну або припинення господарських зобов`язань, як погоджені сторонами, так і ті, що приймаються ними як обов`язкові умови договору відповідно до законодавства. Господарський договір вважається укладеним, якщо між сторонами у передбачених законом порядку та формі досягнуто згоди щодо усіх його істотних умов. Істотними є умови, визнані такими за законом чи необхідні для договорів даного виду, а також умови, щодо яких на вимогу однієї із сторін повинна бути досягнута згода.

Порада! Обов’язково ведіть окремий реєстр чи журнал, де ведеться ваша договірна робота, фіксуйте, коли є оплата, зазначайте, чи вона вчасна. Не накопичуйте заборгованість, якщо контрагент заборгував більше, ніж місяць, пишіть претензію.

Як скласти вимогу про сплату боргу (Претензію)

Вимога – це офіційний документ, який має значення як доказ в Господарському суді, а не просто "лист-нагадування". Претензія повинна бути написано суворо, лаконічно, юридично обґрунтовано.

Структура вимоги:

1. "Шапка": Ваші дані (ПІБ, ІПН, адреса, телефон) та дані боржника (назва компанії/ПІБ ФОП, код ЄДРПОУ, адреса).
2. Назва: "Вимога про сплату заборгованості" або "Претензія".
3. Описова частина: Вкажіть, на підставі чого виник борг (Договір № від дати, Видаткова накладна №, Акт наданих послуг №).
4. Суть порушення: "Станом на (дата) оплата не надійшла. Термін прострочення становить (кількість) днів".
5. Розрахунок суми: Основний борг + пеня + інфляційні втрати + 3% річних (згідно зі ст. 625 ЦКУ).
6. Вимога: "Вимагаю сплатити суму в розмірі (сума) до (дата) на реквізити [ваші реквізити]".
7. Попередження: Вкажіть, що у разі ігнорування Ви звернетеся до суду, і тоді боржник додатково оплатить судовий збір та витрати на адвоката.

Зразок претензії з надання послуг (Харків)

Кому: ПП "Вікторія"

Код ЄДРПОУ

Адреса, телефон

Від кого:

ФОП Ставничий Євген Сергійович (м. Харків), адреса, телефон

ВИМОГА (ПРЕТЕНЗІЯ)

про виконання зобов’язань за актом наданих послуг

Мною, ФОП Ставничий Є.С., було надано послуги з логістичного супроводу згідно з Актом №09/03 від 02.03.2026 р, відповідно до Договору (вказати номер, дата).

Загальна вартість послуг складає 85 000 грн.

Рахунок-фактура №112 був отриманий вашим представником особисто.

Оскільки термін оплати (3 банківські дні) вичерпано, вимагаю негайно погасити заборгованість, яка утворилась станом на (вказати) за період (вказати).

Частиною 1 статті 612 ЦК України визначено, що боржник вважається таким, що прострочив, якщо він не приступив до виконання зобов`язання або не виконав його у строк, встановлений договором або законом.

Попереджаю, що окрім основної суми боргу, мною будуть стягнені 3% річних та інфляційні втрати згідно ст. 625 ЦКУ в судовому порядку. Чекаю на платіжне доручення до кінця поточного тижня на наступні банківські реквізити (вказати).

Дата, підпис, печатка (або на бланку юридичної особи)

Додатком може бути завірені копії:

1. Договору поставки; додаткової угоди.
2. Рахунку-фактури.
3. Видаткової накладної.
4. Платіжного доручення.
5. Копія опису вкладення, повідомлення про вручення поштового відправлення, чеку та накладної Укрпошти, які підтверджують направлення та отримання Відповідачем претензії Позивача).

Як відправляти правильно

Цінним листом з описом вкладення: це класичний "золотий стандарт" належного доказу в суді. У вас на руках залишається опис, де написано "Вимога до договору №...", та фіскальний чек Укрпошти.

Кур'єрською доставкою: з підписом про отримання на вашому екземплярі (якщо це офіс компанії).

Електронною поштою (ЕЦП): Тільки якщо в договорі вказано, що електронне листування має юридичну силу, і ви підписали лист електронним цифровим підписом.

Тож ви переконались, що самостійно стягувати заборгованість можливо, тому не чекайте моменту, коли дебіторська заборгованість накопичиться або стане безнадійною. Пам’ятайте, що підприємництво – це територія власного ризику, але ваша мета – зробити цей ризик керованим. Будьте юридично грамотними, і нехай ваші господарські спори закінчуються ще на стадії досудової вимоги, а ваше підприємництво завжди буде успішним.

Читайте також: Як поділити майно, якщо один із подружжя працював, а інший – "створював затишок вдома"